Messeplanung in digital
Expomobilia One – Eine Plattform für Alle
Die für die digitale Transformation beispielhafte Plattform «One» wurde von semabit mit Expomobilia für die Bedürfnisse im Aufbau und der Durchführung von Kunstmessen konzipiert und entwickelt. Der Name ist Programm: Sämtliche Stakeholder finden auf dieser Plattform zusammen, von den Galerien über die Project-Managers bis zu den Supportern am onsite Service Center. Sie werden in ihren individuellen Abläufen und Aufgaben geführt und unterstützt. Das System steht weltweit an den verschiedenen Austragungsorten der weltgrössten Kunstmessen im Einsatz.
- Kunde
- MCH Live Marketing Solutions AG
- Projekt
- One – Kunstmessen Management Plattform
- Technologien
- Ruby on Rails, React, MySQL, Ant Design, HTML5, CSS3, Google Cloud
Über Expomobilia
Expomobilia zeichnet sich als Generalunternehmer für die komplette Umsetzung der wichtigsten Kunst- und Designmesse der Welt verantwortlich. Die Messen bieten das Forum für Sammler und Galeristen, Künstler und Kunstliebhaberinnen, Designer und Kuratoren auf drei Kontinente.
Ausgangssituation
Im Rahmen eines Vorprojekts wurden in einer Workshop-Serie die vielen verschiedenen Prozesse durchleuchtet, welche von Planungsbeginn bis zum buchhalterischen Abschluss nach der Durchführung der Messe durchlaufen werden. Dies mit dem Ziel, die vielschichtigen Abläufe zu beschleunigen und vor allem zu digitalisieren.
So soll u.a. der Offert-Prozess zwischen Veranstalter, den Galeristen und dem Messebauer vereinfacht werden. Auch sollen die Papierflut für Service-Aufträge während dem Aufbau eingedämmt werden sowie die Auswertungen und Übersichten automatisch und kontinuierlich verfügbar sein.
Für diese Konzepte und Ideen stand die bestehende Verwaltungsapplikation der Expomobilia aber auf zu wenig stabilen Füssen und war nach langjährigem Einsatz technologisch veraltet
Herausforderung
Wie so oft war auch hier das Erfassen und Verstehen der teils komplexen Anforderungen der vielen Benutzergruppen, in einem sehr spezifischen Umfeld, eine der grössten Herausforderungen. Die Abläufe mussten im Detail analysiert und hinterfragt werden, Doppelspurigkeiten eliminiert und Abhängigkeiten gelöst oder vereint werden. Nach diesen Teilschritten mussten die Prozesse natürlich so einfach wie möglich für die digitale Plattform adaptiert werden.
Eine weitere Herausforderung bestand darin, die Eigenheiten der verschiedenen Durchführungsorte einheitlich abbilden zu können. Dies betrifft nicht etwa nur Themen wie die Zeitzonen, Sprachen und Währungen, sondern vielmehr die örtlichen Gegebenheiten bezüglich des Materials, der Hallen-Layouts, Prozesse, Vertragsbedingungen und vielem mehr
Umsetzung
Nach dem Vorprojekt wurde mit der Entwicklung in agiler Arbeitsweise begonnen und eine Reihe von weiterführenden Workshops gestartet. Zu Beginn standen die Funktionen im Fokus, welche das bestehende Tool bereits abdeckt, sodass dieses vollständig abgelöst werden konnte.
Alle Stakeholder kommen an diesem digitalen Ort zusammen, um gemeinsam den kompletten und durchaus komplexen Aufbau und die Durchführung dieser Kunstmessen so einfach und verständlich wie möglich meistern zu können. So sind die Aufgaben und Arbeitsabläufe der Benutzergruppen wie z.B. Projektleitern, Gewerken, Galeristen, onsite-Supportern etc. klar getrennt, aber im Hintergrund intelligent miteinander verflochten. Die Kommunikation geschieht direkter und die Wege sind kürzer.
Diverse Live-Statistiken und Reportings erleichtern die Planung, automatisierte Tasks, Regelwerke und Notifications vermindern die manuellen Arbeitsschritte und verkürzen die Durchlaufzeiten.
Von Beginn an wurde dem User-Experience-Konzept einen grossen Stellenwert beigemessen. Dazu wurden mit Benutzern von verschiedenen Rollen Gespräche geführt und konsequent die Screens und Funktionsmöglichkeiten zuerst skizziert und iterativ überprüft.
Der Technologie-Stack und die verwendeten Frameworks weisen sich durch Stabilität und Aktualität aus. So ermöglicht das Zusammenspiel des «React» Frontends mit einem performanten «Rails» Backend ein Benutzererlebnis, das nach aktuellen Erkenntnissen «State of the Art» ist. Zudem wird durch den Einsatz dieser modernen Technologien ein sehr schnelles Vorwärtskommen in der Entwicklung möglich. Den Betrieb der Plattform auf einem der grössten Hyperscaler rundet das technische Gesamtpaket ab.
Den weiteren Ausbaustufen steht somit nichts im Weg und die semabit freut sich auf die weiter spannende und interessante Zusammenarbeit mit Expomobilia.
Neue Räume für semabit
Höhenverstellbarer Tische, eine nicht ganz einfache Farbwahl für unsere Bürowände und das längst fällige Ausmisten von alten Dokumenten gehörten zu den Veränderungen, die in Spreitenbach stattfanden. Mehr...
