Teilnehmerportal
Die Badenfahrt feiert die digitale Transformation
Die seit 2017 eingesetzte Plattform revolutioniert die Planung und Durchführung dieses grossen Volks-Fests. Als Diplomarbeit an der ABB Technikerschule Baden gestartet, überführte die semabit das Produkt zur Produktionsreife und sichert den Fortbestand. Es bildet eine zentrale Plattform, welche die Vorbereitung, Organisation und auch die Aufgaben während dem Festbetrieb der Badenfahrt abwickelt.
Vorbei sind die Zeiten von tausenden E-Mails, Briefen und Telefonaten, um Informationen weiterzugeben, Konzepte einzufordern, Kontakte zu verwalten, das Organisations-Komitee zu koordinieren und vielem mehr. Vorbei sind auch die Zeiten, bei welchen sich die Teammitglieder des OK während dem Fest mit dicken Bundesordnern durch die Besuchermenge kämpfen mussten. Heute reicht das Smartphone aus, um rasch und überall auf wichtige Daten zugreifen zu können.
- Kunde
- Badenfahrt
- Projekt
- Teilnehmerportal
- Technologien
- PHP, Zend Framework 2, MySQL, HTML5, CSS3, Javascript/JQuery
Informationen über Badenfahrt
Die Badenfahrt ist ein mehrtägiges Volksfest in Baden in der Schweiz, welches nur alle 10 Jahre stattfindet (alle 5 Jahre in kleinerer Form). Es ist mit jeweils über einer Million Besuchern eines der grössten Feste der Schweiz.
Ausgangssituation
Das Ressort Festwirtschaften ist für die gesamte Koordination der Festwirtschaften, Feststände und gewerblichen Gastronomiebetriebe zuständig. Dazu gehören Tätigkeiten wie die Planung des Festgebiets, Platzierung der Teilnehmer (Festwirtschaften und Feststände), Erhebung der Logistikdaten, Koordination des Auf- und Abbaus der Festwirtschaften sowie die gesamte Getränkelogistik. Die Interaktion und der Informationsaustausch mit den gut 100 Festwirtschaften, 100 Festständen und 40 gewerblichen Restaurantbetrieben ist mit einem grossen administrativen Aufwand verbunden. In der Vergangenheit wurden Formulare, Reglemente und Briefe per Post oder E-Mail versendet. Eingelieferte Daten der Teilnehmer wurden auf dem gleichen Weg entgegengenommen und von Hand in Excel-Tabellen abgefüllt.Zudem wurden alle Gestaltungspläne von Festwirtschaften und Formulare eingescannt, damit diese dem OK an einem zentralen Ort elektronisch zur Verfügung standen. Während der zweijährigen Planungsperiode ist es üblich, dass Ansprechpartner oder Adressen editiert werden müssen.
Diese Mutationen wurden ebenfalls in der oben erwähnten Excel-Tabelle nachgeführt. Die Folge waren tausende E-Mails, die entgegengenommen und beantwortet werden mussten. Dieses manuelle Vorgehen ist nicht nur sehr zeitaufwendig, es ist auch für alle Beteiligten unübersichtlich, langsam und fehleranfällig.
Herausforderung
Es soll ein Webportal entwickelt werden, welches als offizielles Bindeglied zwischen den Teilnehmenden und dem Organisations-Komitee der Badenfahrt eingesetzt werden soll. Es regelt sämtliche Prozesse sowie die Kommunikation zwischen den Beteiligten. Darunter fallen:
- Einreichung des Konzepts der Teilnehmenden
- Verwaltung aller Kontakte
- Bewerbung für die Standplätze
- Die Zuteilung der Standplätze
- Bestellung von Fest-Material und Getränken
- Abrechnung und Meldung der Umsätze
- Bereitstellung der notwendigen Verträge
- Bereitstellung aller Merkblätter zum Festbetrieb
- News und Mitteilungen
- Export- und Statistikfunktionalitäten
- Zeitliche Steuerung und Wegleitung der einzelnen Teilschritte von der Bewerbung bis zum Fest
Die beiden Hauptbenutzergruppen erhalten unterschiedliche Zugänge zum System. So muss z.B. ein OK Mitglied schnell nach einem Teilnehmenden suchen können, wobei ein Teilnehmer einfach eine Getränkebestellung absetzen können muss. Deshalb sollen zwei Bereiche entstehen, die man generell als Frontend und Backend bezeichnen kann.
Umsetzung
Im Rahmen der Lehrtätigkeit an der ABB Technikerschule Baden betreut Marc Jenzer, Co-Geschäftsführer der semabit, auch Studenten während ihren Diplomarbeiten. Für diese Diplomarbeiten werden reale Projekte ausgewählt. Der Grundaufbau des Teilnehmerportals der Badenfahrt ist ein solches Projekt und zeigt eindrücklich die Praxisnähe und -tauglichkeit der Ausbildung zum Informatiker HF auf. Als Dozent leitete Marc Jenzer die Diplomarbeit und übernahm im Anschluss mit seiner Firma semabit die weitere Realisierung, Programmierung und Stabilisierung bis zur jetzigen Produktionsreife des Portals. Für Usability und Design (UX/UI) setzten die Auftraggeber des OK Badenfahrt 2017 im Projektteam auf die Erfahrung und Dienste der Firma fanepic. semabit stellt nebst den Weiterentwicklungen auch den reibungslosen Betrieb und schnellen Support der Plattform sicher.
Neue Räume für semabit
Höhenverstellbarer Tische, eine nicht ganz einfache Farbwahl für unsere Bürowände und das längst fällige Ausmisten von alten Dokumenten gehörten zu den Veränderungen, die in Spreitenbach stattfanden. Mehr...
